Delegowanie do Danii polskich pracowników
W dobie globalizacji i intensyfikującej się współpracy międzynarodowej, przedsiębiorstwa coraz częściej dążą do rozszerzenia swojej działalności na rynki zagraniczne. Dania, dzięki swojej stabilnej gospodarce oraz dobrze rozwiniętemu rynkowi pracy, jest dla wielu zagranicznych firm atrakcyjnym miejscem do realizacji projektów i świadczenia usług. Coraz więcej międzynarodowych przedsiębiorców decyduje się na delegowanie pracowników do Danii, co staje się powszechną praktyką.
Delegowanie pracowników za granicę wiąże się z szeregiem formalności i obowiązków, które muszą spełniać zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Pracodawcy muszą pamiętać, że oprócz krajowych przepisów dotyczących prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatków, mogą być zobowiązani do przestrzegania również przepisów kraju, do którego oddelegowany zostanie pracownik. Niezbędne jest również branie pod uwagę międzynarodowych regulacji odnoszących się do delegowania pracowników oraz koordynacji ubezpieczeń społecznych.
Pracodawca delegujący a oddelegowany pracownik – zasady i obowiązki
Możliwe jest, że pracodawca czasowo wyśle Cię do pracy w innym kraju UE. W trakcie tego okresu będziesz miał status „pracownika delegowanego”, co oznacza, że przysługują Ci te same podstawowe prawa pracownicze oraz warunki pracy, jak pracownikom w kraju przyjmującym.
Kto jest pracownikiem, określają przepisy prawne państwa, do którego następuje delegowanie. Osobą delegowaną jest pracownik, który na co dzień wykonuje swoje obowiązki w innym kraju, a na określony czas został wysłany do Danii przez swojego pracodawcę w celu realizacji świadczonych przez niego usług.
Osoby zatrudnione tymczasowo mogą mieć prawo do lepszych warunków zatrudnienia niż te, które są powszechnie stosowane. Korzystniejsze warunki mogą być ustalane na podstawie:
- przepisów prawnych państwa przyjmującego,
- ogólnych układów zbiorowych,
- układów zbiorowych obowiązujących jedynie u konkretnego pracodawcy użytkownika, do którego pracownik został delegowany.
Niezależnie od sytuacji, pracodawca użytkownik musi poinformować agencję pracy tymczasowej o obowiązujących w jego przedsiębiorstwie warunkach zatrudnienia przed rozpoczęciem procesu delegowania.
Umowa zlecenia w krajach UE, EOG lub Szwajcarii jest uznawana za pracę częściowo podporządkowaną oraz współorganizowaną przez przedsiębiorstwo delegujące. W rzeczywistości pracownikiem delegowanym może być również osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia w innym europejskim państwie.
Cudzoziemiec, będący obywatelem państwa trzeciego, może być uznawany za pracownika delegowanego, jeśli jest zatrudniony w firmie mającej siedzibę lub stałe miejsce działalności w innym kraju Unii Europejskiej, o ile legalnie tam przebywa i pracuje. Pracodawca ma możliwość delegowania takiej osoby do innego kraju UE, EOG lub Szwajcarii na tych samych zasadach. Jednakże konieczne jest, aby sprawdzić, czy kraj przyjmujący nie będzie wymagał od tego pracownika odpowiedniego tytułu pobytowego, takiego jak właściwa wiza, która uprawnia do wykonywania pracy.
W przypadku, gdy pracownik oddelegowany wykonuje pracę umysłową, pracodawca jest zobowiązany do pokrycia wszystkich kosztów związanych z podróżą i pobytem w Danii. Ta zasada ma zastosowanie, gdy pracownik jest delegowany z trwałego miejsca pracy w Danii do tymczasowej pracy w innym miejscu. Do pracy umysłowej zaliczają się typowe zadania w obszarze handlu, sprzedaży oraz czynności biurowe.
Przepisy dotyczące delegowania kierowców odnoszą się do pracowników zatrudnionych w firmach z siedzibą w innym państwie UE. Kierowca będzie uznawany za delegowanego do pracy w Danii, jeśli na terytorium Danii realizuje przewóz towarów lub pasażerów, drogową część transportu kombinowanego, albo wykonuje międzynarodowy transport, który nie ma charakteru dwustronnego.
W sytuacji, gdy oddelegowany pracownik najemny wykonuje zadania w rolnictwie lub prace domowe, a zakwaterowanie jest wliczone w jego wynagrodzenie, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia nowoczesnych i komfortowych warunków mieszkaniowych. Dodatkowo, powinien dostarczyć czystą pościel oraz ręczniki.
Przedsiębiorstwo, które wysyła pracowników do Danii w celu świadczenia usług, jest zobowiązane do rejestracji w systemie RUT (www.virk.dk/rut), zarządzanym przez Erhvervsstyrelsen. Rejestrację należy przeprowadzić najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. W przypadku każdego nowego zlecenia firma musi ponownie zarejestrować się oraz dostarczyć informacje dotyczące pracowników realizujących zlecenie i lokalizacji świadczenia usług.
Pracownicy zagranicznej firmy mogą być delegowani do Danii w następujących okolicznościach:
- Gdy firma wysyła pracownika do Danii, aby pracował dla innej firmy, która należy do tej samej grupy kapitałowej lub jest w inny sposób związana z firmą delegującą.
- Kiedy pracownik jest wysyłany do Danii w celu świadczenia usług dla odbiorcy, na przykład dla firmy lub osoby prywatnej.
- Jeśli firma dysponuje agencją pracy tymczasowej lub innymi rozwiązaniami, które pozwalają na wynajem swojego pracownika do pracy w Danii dla przedsiębiorstwa użytkownika.
Przedsiębiorcy z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w kraju członkowskim UE, którzy zatrudniają pracowników, mogą tymczasowo kierować ich do pracy w innym państwie Unii Europejskiej (UE), w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG) lub w Szwajcarii w ramach świadczenia usług swojej firmy za granicą.
Możliwość delegowania pracowników w ramach świadczenia usług można wykorzystać w następujących sytuacjach:
- Kiedy realizujesz umowę zawartą z podmiotem prowadzącym działalność w innym kraju.
- Gdy kierujesz pracowników do oddziału lub przedsiębiorstwa, które należy do grupy kapitałowej, do której przynależy Twoja firma.
Regulacje prawne dotyczące delegowania pracowników za granicę
Ustawa dotycząca delegowania pracowników za granicę implementuje dyrektywę UE odnoszącą się do tego zagadnienia. Zgodnie z nią, pracownicy delegowani do kraju członkowskiego UE lub EOG mają zapewnione określone warunki pracy, które obowiązują w kraju przyjmującym. Celem dyrektywy jest zagwarantowanie uczciwej konkurencji oraz przestrzegania praw pracowniczych w trakcie delegowania pracowników do innego państwa członkowskiego.
Duńska Ustawa o Delegowaniu Pracowników z 25 marca 2011 roku, oparta na Dyrektywie 96/71, nie ustala minimalnych stawek wynagrodzeń, które polskie firmy usługowe są zobowiązane płacić swoim pracownikom delegowanym do Danii. Ustawa nie zawiera również wymogu przystępowania firm z innych krajów członkowskich UE do układów zbiorowych z duńskimi związkami zawodowymi.
Wprowadzenie dyrektywy UE dotyczącej egzekwowania przepisów wykonawczych znajduje odzwierciedlenie w ustawie o delegowaniu pracowników za granicę. Jej celem jest zapewnienie skuteczniejszego egzekwowania praw zawartych w ustawie o delegowaniu pracowników oraz zapobieganie nadużyciom i obchodzeniu przepisów.
Wytyczne w zakresie delegowania pracowników
Delegowanie do pracy w Danii przez zagraniczną firmę świadczącą usługi czasowe oznacza, że podlegasz Ustawie o delegowaniu pracowników za granicę. Aby przepisy tej ustawy miały zastosowanie, musi istnieć stosunek pracy między pracownikiem a firmą, która deleguje lub udostępnia pracowników. Kolejnym warunkiem jest to, że firma delegująca pracowników musi mieć rzeczywistą siedzibę w kraju macierzystym, co oznacza prowadzenie tam znaczącej działalności.
Pracownicy delegowani mają prawo do bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy na takich samych zasadach jak duńscy pracownicy. W zakresie prawa do urlopu zasadniczo podlegają przepisom swojego kraju macierzystego, ale mają zagwarantowane minimalne standardy określone przez duńską Ustawę Urlopową. Dodatkowo obowiązują ich duńskie przepisy dotyczące równego traktowania, wynagrodzenia, niedyskryminacji oraz niektóre regulacje dotyczące czasu pracy.
Znalezienie się w sytuacji pracy za granicą lub prowadzenia firmy świadczącej usługi w Danii wiąże się z koniecznością znajomości i przestrzegania odpowiednich przepisów prawnych.
Delegowanie pracownika na krótki okres może być przedłużone przez pracodawcę do maksymalnie 18 miesięcy, pod warunkiem złożenia uzasadnionego powiadomienia o przedłużeniu. Jeśli zostanie złożone uzasadnione powiadomienie, pracodawca delegujący jest zobowiązany do zapewnienia warunków pracy określonych dla delegowania krótkoterminowego przez cały czas trwania delegacji, maksymalnie do końca 18-miesięcznego okresu.
Obowiązek informacyjny pracodawcy dotyczący przedłużenia delegowania jest traktowany jako formalność, a nie jako wniosek, co sprawia, że państwo przyjmujące nie może odmówić zgody na jego przedłużenie. Powiadomienie o przedłużeniu musi być złożone przed upływem 12-miesięcznego okresu delegowania. Choć zazwyczaj wymaga się, aby pracodawca delegujący przedstawił powody przedłużenia, państwo przyjmujące nie ma prawa ich kwestionować.
Krótkoterminowe i długoterminowe delegowanie pracowników
Tymczasowość delegowania pracowników oznacza, że jest ono zaplanowane na określony czas i nie może być stanem trwałym.
W Danii wyróżnia się dwa główne okresy delegowania pracowników:
- krótkoterminowe – do 12 miesięcy,
- długoterminowe – powyżej 12 miesięcy.
Typ delegowania, niezależnie od tego, czy jest krótkoterminowy, czy długoterminowy, wpływa na warunki pracy, które powinny być zapewnione pracownikowi delegowanemu.
Delegując pracownika na okres do 12 miesięcy (lub do 18 miesięcy po dostarczeniu odpowiedniego powiadomienia w kraju, do którego delegowany jest pracownik), masz obowiązek zapewnienia mu warunków zatrudnienia zgodnych z obowiązującym prawem lub powszechnie stosowanymi układami zbiorowymi w danym państwie. Wymogi te obejmują:
- wynagrodzenie, które powinno zawierać wszystkie obowiązkowe składniki, zgodnie z przepisami krajowymi lub stosowanymi układami zbiorowymi,
- zasady dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy,
- warunki zakwaterowania pracowników, jeżeli zapewnia je pracodawca,
- minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych,
- minimalne okresy odpoczynku oraz maksymalny czas pracy,
- równe traktowanie pracowników, bez względu na płeć,
- środki ochrony dla kobiet w ciąży, młodych matek oraz osób poniżej 18 roku życia,
- ewentualne dodatki lub zwroty kosztów związanych z podróżą, wyżywieniem i zakwaterowaniem, jeżeli są one wymagane podczas delegowania.
W przypadku delegowania pracownika na czas dłuższy niż 12 miesięcy (lub 18 miesięcy, jeśli złożono uzasadnione powiadomienie w kraju przyjmującym), konieczne jest zapewnienie mu wszystkich warunków zatrudnienia określonych przepisami prawa lub powszechnie obowiązującymi układami zbiorowymi w danym państwie. Warto jednak pamiętać, że nie dotyczy to:
- przepisów odnoszących się do klauzul o zakazie konkurencji,
- regulacji dotyczących procedur oraz warunków nawiązywania i rozwiązywania umowy o pracę,
- zasad dotyczących uzupełniających planów kapitałowych dla pracowników.
W sytuacji, gdy warunki zatrudnienia w kraju pochodzenia pracownika są bardziej korzystne niż te obowiązujące w kraju przyjmującym, należy zachować polskie zasady pracy w trakcie delegacji.
Ubezpieczenie społeczne a oddelegowanie pracowników
Delegując pracownika do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii w celu świadczenia usług, możesz napotkać wątpliwości dotyczące tego, w którym kraju powinny być odprowadzane składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Delegowani pracownicy mają prawo do korzystania z usług medycznych w kraju przyjmującym przez cały okres delegacji. Usługi te są świadczone na zasadach obowiązujących w danym państwie oraz w placówkach, które mają umowę z lokalną kasą chorych, będącą odpowiednikiem NFZ. Aby uzyskać dostęp do świadczeń, należy posiadać Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). Pracownik delegowany lub upoważniony przez niego pracodawca może złożyć wniosek o Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). Wymagane jest, aby wniosek został złożony w odpowiednim oddziale NFZ, który obsługuje miejsce zamieszkania pracownika.
Pracownik zazwyczaj podlega ustawodawstwu tylko jednego państwa. Zasadniczo oznacza to, że powinien być ubezpieczony w kraju, w którym wykonuje pracę, co w przypadku delegacji oznacza ubezpieczenie w kraju przyjmującym. Przepisy zezwalają na odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w kraju, z którego pracownik został wysłany na delegację.
W sytuacji, gdy nie spełniasz wszystkich wymogów do objęcia pracownika delegowanego ubezpieczeniem w Polsce, konieczne jest zgłoszenie go do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w kraju, w którym wykonuje pracę podczas delegacji.
System wynagradzania pracowników w delegacji
Na terenie Danii nie funkcjonuje ustawowo określone minimalne wynagrodzenie. Stawki płacowe ustalane są w ramach układów zbiorowych, które negocjują związki zawodowe wraz z organizacjami pracodawców.
W przypadku pracowników delegowanych, wynagrodzenie powinno zawierać wszystkie niezbędne elementy, które są określone przez krajowe przepisy lub uznawane układy zbiorowe, mające zastosowanie do wszystkich lokalnych pracowników w danym sektorze lub regionie. Oznacza to, że należy zapewnić pracownikowi delegowanemu pełne składniki wynagrodzenia oraz dodatki, które przysługiwałyby lokalnemu pracownikowi wykonującemu tę samą pracę w tej samej branży i lokalizacji.
Należy mieć na uwadze, że kwoty wypłacone na pokrycie rzeczywistych wydatków związanych z delegowaniem, takie jak koszty podróży do i z miejsca delegacji oraz wydatki na wyżywienie i zakwaterowanie, nie mogą być wliczane do wynagrodzenia pracownika delegowanego.
Wydatki te są wypłacane lub zwracane pracownikowi delegowanemu bez względu na jego wynagrodzenie i nie mogą być brane pod uwagę podczas porównywania rzeczywistych kwot wynagrodzenia z tymi, które są należne według przepisów obowiązujących w państwie, w którym pracownik jest delegowany.
Wynagrodzenie pracownika delegowanego nie będzie identyczne z wynagrodzeniem lokalnego pracownika, jednak zasady obliczania oraz składniki wynagrodzenia muszą być porównywalne. Należy jednak pamiętać, że ta zasada nie dotyczy pracowników tymczasowych, którzy powinni otrzymywać wynagrodzenie równe wynagrodzeniu pracowników pracodawcy użytkownika w kraju przyjmującym. Bez względu na to, czy delegacja pracownika jest krótkoterminowa, czy długoterminowa, wynagrodzenie dla pracowników delegowanych należy ustalać i wypłacać na tych samych zasadach od pierwszego dnia ich delegacji.
Podatki przy delegowaniu pracowników do Danii
Termin „faktyczny pracodawca” odnosi się do przedsiębiorcy, który rzeczywiście korzysta z pracy pracownika oraz ponosi odpowiedzialność i ryzyko związane z wynikami jego pracy, w przeciwieństwie do formalnego pracodawcy, z którym pracownik ma zawartą umowę.
Mówimy o tzw. „międzynarodowym wynajmie siły roboczej”, gdy pracownik, zatrudniony przez jednego przedsiębiorcę (formalnego pracodawcę), wykonuje swoje obowiązki na rzecz innego przedsiębiorcy za granicą (faktycznego pracodawcy).
Pracując jako pracownik delegowany z zagranicznej firmy w Danii, możesz mieć nadzieję na zwolnienie z płacenia duńskiego podatku przez pierwsze sześć miesięcy. Jednak jeśli SKAT stwierdzi, że zostałes zatrudniony przez duńską firmę, możesz być zobowiązany do opłacenia podatku od pierwszego dnia pobytu. W takim przypadku obowiązują następujące zasady:
- Duńska firma jest zobowiązana do odprowadzania podatku,
- stawki wynoszą 8% tzw. am-bidrag oraz 30% podatku dochodowego,
- przepisy dotyczące wynajmu pracowników mają zastosowanie niezależnie od tego, czy zagraniczny pracodawca jest zarejestrowany jako płatnik podatku w Danii.
Ustalenie rezydencji podatkowej opiera się na dwóch kryteriach, z których wystarczy spełnić jedno. Pracownik może mieć centrum swoich interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) na terytorium swojego kraju. Dodatkowo, jeśli jest rezydentem podatkowym w swoim kraju pochodzenia, podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, co oznacza, że musi rozliczać się ze wszystkich przychodów (w tym wynagrodzenia za pracę) niezależnie od miejsca ich uzyskania.
Coraz więcej firm decyduje się na wysyłanie swoich pracowników za granicę. Wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zaświadczenie A1 potwierdza, że delegowani pracownicy są objęci polskim prawodawstwem dotyczącym ubezpieczeń społecznych. Taki dokument oznacza, że pracownicy ci zachowują ubezpieczenie w polskim ZUS. Biorąc pod uwagę, że Polska jest liderem w delegowaniu pracowników w Unii Europejskiej, warto bliżej przyjrzeć się prawnym aspektom zaświadczenia A1.
Ustawa L921, regulująca podatek od wynajmu zagranicznych pracowników, zaczęła obowiązywać w Danii 19 września 2012 roku. Przedsiębiorca z Danii, na rzecz którego wykonywana jest praca, może być przez lokalne organy podatkowe uznany za tzw. „faktycznego pracodawcę” na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ustawy L921.
Wprowadzenie przez ustawę L921 specjalnej formy opodatkowania wynagrodzeń zagranicznych pracowników wynosi 35,6%. Składa się ona z dwóch składników:
- Podatku na rynek pracy, który wynosi 8% od dochodu brutto.
- Podatku od wynajmu siły roboczej, ustalonego na 30% po odliczeniu podatku na rynek pracy.
Odpowiedzialność za pobór tego podatku spoczywa na duńskim przedsiębiorcy, który korzysta z usług zagranicznych pracowników. Zobowiązany jest on do potrącenia podatku w momencie opłacania faktury za wykonane usługi dla polskiego kontrahenta. Obowiązek ten dotyczy zarówno sytuacji, gdy duńska firma zatrudnia polskich pracowników na podstawie umowy z polskim pracodawcą, jak i wtedy, gdy zatrudnienie oraz wypłata wynagrodzenia odbywają się przez innego pracodawcę lub agencję pracy tymczasowej. Wynagrodzenie brutto polskiego pracownika, dostarczone przez zagraniczną firmę, stanowi podstawę do obliczenia tego podatku.
Przedsiębiorca z Danii, który odprowadza podatek od wynajmu pracowników, co miesiąc przygotowuje zestawienie pracowników, którzy wykonywali dla niego pracę, a także kwoty pobranego podatku (wynagrodzenia i podatek są przedstawione w koronie duńskiej według kursu wymiany obowiązującego w dniu potrącenia). Do 10. dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano potrącenia oraz zapłaty za fakturę, duński przedsiębiorca jest zobowiązany przekazać pobrany podatek. Duże firmy w Danii, które stosują zasady opodatkowania oparte na zaliczkach, muszą uregulować podatek najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca rozliczeniowego.
Poradnik opublikowany przez duńskie organy podatkowe (SKAT) wyjaśnia zasady dotyczące nowego podatku od wynajmu zagranicznych pracowników. W dokumencie tym termin „międzynarodowy wynajem siły roboczej” definiuje się jako sytuację, w której pracownicy zatrudnieni przez zagranicznych przedsiębiorców są wysyłani do pracy dla duńskich firm, realizując zadania, które stanowią istotny element działalności duńskich przedsiębiorców.
W kontekście międzynarodowego wynajmu siły roboczej wyróżnia się trzy strony:
- Formalny pracodawca, czyli pracodawca z innego kraju, który deleguje pracowników do Danii.
- Pracownik, który jest rezydentem podatkowym w kraju innym niż Dania.
- Duński przedsiębiorca, dla którego polski pracownik świadczy usługi, pełniący rolę faktycznego pracodawcy.
Zasady obliczania okresów delegowania nie są jednoznacznie określone w przepisach. Przed wysłaniem pracownika warto sprawdzić, czy w kraju docelowym istnieją szczególne regulacje dotyczące tego zagadnienia. Należy mieć na uwadze, że państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii mogą wprowadzać wyjątki od ogólnych zasad ustalonych przez Komisję Europejską.
Oficjalne stanowisko Komisji Europejskiej wskazuje, że okresy delegowania powinny być liczone osobno dla każdej świadczonej usługi. Gdy kolejni pracownicy są wysyłani przez tego samego pracodawcę do realizacji tego samego zadania w tym samym miejscu, ich okresy delegowania sumują się. Przy ustalaniu, czy dane zadanie jest realizowane w tym samym miejscu, należy brać pod uwagę tożsamość usługi, charakter wykonywanej pracy oraz adresy, w których ta praca jest świadczona.
Zadania, które stanowią kluczowy aspekt funkcjonowania duńskiego przedsiębiorcy, obejmują zarówno podstawową działalność firmy, jak i regularne usługi wspierające tę działalność, takie jak usługi sprzątania czy rachunkowości.