Duńskie przedstawicielstwo VAT

Na czym polega przedstawicielstwo podatkowe?

W ramach Unii Europejskiej stosowany jest specyficzny podatek, znany jako podatek od wartości dodanej (VAT). Aby obsłużyć procedury VAT w urzędzie celnym, przepisy UE nakładają na firmy obowiązek posiadania wyznaczonej obecności w tym regionie. Kluczowymi zadaniami reprezentacji podatkowej są zarządzanie deklaracjami VAT oraz przekazywanie wymaganych kwot do odpowiednich władz. Dodatkowo, jeśli zachodzi taka potrzeba, składane są także odpowiednie deklaracje sprzedaży Intrastat.

Usługa przedstawicielstwa podatkowego polega na tym, że jedna firma reprezentuje inną, która planuje importować swoje towary do Unii Europejskiej. Dzięki współpracy z duńskim przedstawicielstwem podatkowym Twoja firma może zyskać konkurencyjną pozycję na rynku europejskim. Warto zaznaczyć, że istnieją dwa podstawowe typy przedstawicielstwa podatkowego: ogólne oraz ograniczone.

Ograniczona reprezentacja podatkowa  
Ten typ reprezentacji skupia się na działaniach w imieniu firmy, która nie jest rezydentem, a jej celem jest jedynie import towarów oraz czerpanie zysków z ich sprzedaży. Różnorodne działalności, takie jak fracht morski i lotniczy, mogą skorzystać z tej formy reprezentacji. Import towarów do UE staje się prostszy dzięki możliwości uniknięcia natychmiastowego opłacania podatku VAT, co zapewnia znaczną przewagę w zakresie płynności finansowej. Ograniczona reprezentacja podatkowa wiąże się z uzyskaniem pojedynczej licencji, która umożliwia łatwe dodawanie nowych klientów. Dzięki temu możemy pełnić rolę agentów podatkowych dla firm importujących towary do Unii Europejskiej.

Ogólna reprezentacja podatkowa
To kluczowe rozwiązanie dla firm importujących towary do Danii, szczególnie w przypadkach, gdy ograniczona reprezentacja podatkowa nie jest wystarczająca. Generalny przedstawiciel podatkowy, będący duńskim podmiotem, odpowiada za zarządzanie wszystkimi transakcjami związanymi z VAT w imieniu zagranicznej firmy działającej w Danii. Zazwyczaj tę rolę pełnią agenci celni, firmy logistyczne lub księgowi, którzy zajmują się obsługą logistyczną oraz zapewnieniem zgodności z duńskimi przepisami dotyczącymi VAT.

Duńskie organy podatkowe przyznają zezwolenie na mocy art. 23, które umożliwia firmom korzystanie z odwrotnego obciążenia VAT od importu. Oznacza to, że podatek VAT nie jest płacony w momencie importu, lecz rozliczany w deklaracji VAT. Zezwolenie to przysługuje wyłącznie firmom spoza Danii, które wyznaczyły swojego generalnego przedstawiciela podatkowego. Zwykle dotyczy to transakcji z innymi państwami członkowskimi UE lub importu z krajów spoza Unii Europejskiej.

Duńskim organom podatkowym generalny przedstawiciel podatkowy zobowiązany jest udzielić poręczenia, które zazwyczaj odpowiada kwocie podatku VAT, jaką zagraniczna firma powinna uiścić w danym kwartale. Należy jednak pamiętać, że odpowiedzialność przedstawiciela sięga dalej niż wartość poręczenia, ponieważ organy podatkowe mogą dokonać ponownej oceny płatności VAT za ostatnie pięć lat, co może skutkować odpowiedzialnością do pięciokrotności kwoty poręczenia. W celu zminimalizowania tego ryzyka, często generalni przedstawiciele podatkowi wymagają od swoich zagranicznych klientów odpowiednich poręczeń.

Zakres usług w ramach przedstawicielstwa podatkowego

W zakres usług przedstawicielstwa podatkowego wchodzą:

• Wsparcie zagranicznych firm w rejestracji VAT w Danii.
• Zapewnienie zgodności z krajowymi przepisami dotyczącymi VAT.
• Dbanie o przestrzeganie lokalnych regulacji związanych z fakturowaniem, obsługą VAT, protokołami księgowymi oraz raportowaniem i płatnościami podatku VAT.
• Zarządzanie płatnościami VAT, które zagraniczna spółka musi uiścić duńskim organom podatkowym.
• Przygotowywanie oraz składanie okresowych deklaracji VAT do duńskiego urzędu skarbowego (SKAT).
• Dostarczanie wymaganych raportów i dokumentów przez duńskie organy podatkowe, w tym rocznych deklaracji oraz dodatkowych obowiązków sprawozdawczych.
• Pełnienie roli pośrednika między zagraniczną firmą a duńskimi organami podatkowymi.
• Pomoc w odzyskiwaniu duńskiego VAT zapłaconego za lokalne zakupy, w tym przygotowywanie i składanie wniosków o zwrot VAT dla firm spoza Danii.
• Zarządzanie audytami oraz kontrolami podatkowymi przeprowadzanymi przez lokalne organy VAT.
  
  

Powierzenie obowiązków VAT w Danii przedstawicielowi podatkowemu

Przekazywanie zadań związanych z podatkiem VAT przedstawicielowi podatkowemu to powszechnie stosowana praktyka, szczególnie wśród zagranicznych firm operujących w państwie, w którym nie mają fizycznej obecności lub nie dysponują odpowiednią wiedzą o lokalnych przepisach dotyczących VAT.

Zasadnicze znaczenie dla ochrony działalności, efektywnego zarządzania ryzykiem podatkowym oraz zmniejszenia administracyjnego obciążenia firmy ma delegowanie obowiązków związanych z podatkiem VAT na przedstawiciela podatkowego w Danii. Złożoność przepisów dotyczących duńskiego oraz wewnątrzwspólnotowego VAT sprawia, że często ulegają one modyfikacjom. Wymogi składania deklaracji są różnorodne i powtarzają się w różnych odstępach czasu. Naruszenia regulacji, opóźnienia w ich przestrzeganiu oraz nieścisłości w ocenie przepływów pieniężnych mogą szybko prowadzić do znacznych obciążeń finansowych.

W Danii zazwyczaj reprezentant podatkowy ponosi solidarną odpowiedzialność za zobowiązania firmy dotyczące podatku VAT. Wiele krajów europejskich wymaga wyznaczenia lokalnego przedstawiciela do reprezentowania spółek spoza UE, które muszą zarejestrować się do VAT. Aby uniknąć zbędnego ryzyka i stresu, warto powierzyć zarządzanie swoimi obowiązkami podatkowymi specjalistom.

W jakich sytuacjach konieczna jest rejestracja VAT w Danii?

Wymóg posiadania przedstawiciela VAT w Danii uzależniony jest od geograficznej lokalizacji firmy. Jeżeli Twoja firma funkcjonuje poza UE, lecz dokonuje sprzedaży towarów lub usług w Danii, konieczne jest wyznaczenie duńskiego reprezentanta podatkowego. Taki przedstawiciel zajmie się sprawami związanymi z podatkiem VAT w Danii i przejmie współodpowiedzialność za zobowiązania podatkowe w tym kraju.

Przedsiębiorstwa, które w ciągu ostatnich 12 miesięcy nie osiągnęły przychodu powyżej 50 000 DKK, nie mają obowiązku rejestracji VAT w Danii, chociaż mogą skorzystać z tej opcji. W przypadku, gdy przychody przekraczają tę kwotę, a firma nie jest jeszcze zarejestrowana jako podatnik VAT, konieczne jest dokonanie rejestracji przy najbliższej okazji. Dodatkowo, przedsiębiorstwa, które planują osiągnięcie takich przychodów, powinny zarejestrować się jako podatnicy VAT najpóźniej 8 dni przed rozpoczęciem działalności.

Niektóre niewielkie przedsiębiorstwa rolnicze mogą wybrać ryczałtowy system VAT zamiast standardowej rejestracji, co ułatwia ich obowiązki podatkowe. Warto zauważyć, że mimo iż te podmioty nie są zobowiązane do rejestracji w celach VAT, mogą mieć możliwość dobrowolnej rejestracji, jeśli przyniesie to korzyści ich działalności.

Harmonizacja przepisów dotyczących VAT w Unii Europejskiej sprawia, że kryteria rejestracji VAT w Danii są podobne do tych w innych krajach członkowskich. Rejestracja VAT w Danii jest wymagana w następujących sytuacjach:

• Sprzedaż i zakup towarów w Danii lub eksport z Danii do innych państw.
• Świadczenie usług, które podlegają VAT.
• Import towarów przez Danię do pozostałych krajów UE.
• Magazynowanie towarów na terenie Danii.
• Otrzymywanie usług w systemie odwrotnego obciążenia, gdy firma nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT.
• Organizacja wydarzeń na żywo.
  
  

Osoby fizyczne oraz przedsiębiorstwa, które świadczą usługi zwolnione z VAT według duńskiego prawa, nie mają obowiązku rejestracji. Do najczęstszych przykładów należą:

• usługi edukacyjne,
• opieka zdrowotna, w tym usługi medyczne i dentystyczne,
• usługi finansowe, takie jak bankowość oraz ubezpieczenia,
• działalność kulturalna, w tym niektóre formy sztuki oraz rozrywki,
• organizacje charytatywne świadczące określone usługi społeczne.
  
  

Aby zakończyć proces rejestracji VAT w Danii, zagraniczni przedsiębiorcy powinni wypełnić formularz dostępny na stronie virk.dk. Po pomyślnym zakończeniu rejestracji, na wskazany adres korespondencyjny zostanie przesłany duński numer VAT, znany jako DK-nummer. W sytuacji, gdy firma ma siedzibę poza Danią i oferuje towary lub usługi podlegające opodatkowaniu w kraju, konieczne może być uzyskanie rejestracji VAT nierezydenta. Obowiązek ten wynika z dyrektywy UE dotyczącej podatku VAT, która zobowiązuje zagraniczne firmy do rejestracji w określonych sytuacjach. Rejestracja ta jest niezbędna do zgłaszania transakcji podlegających opodatkowaniu oraz do deklarowania odpowiednich opłat VAT.

Kiedy firma musi zarejestrować się do celów podatku VAT w innym kraju w związku z prowadzoną działalnością, może być konieczne wyznaczenie lokalnego przedstawiciela podatkowego. Ponadto, zagraniczne firmy realizujące transakcje Business-to-Consumer (B2C) w Danii, które przekraczają próg sprzedaży wewnątrzwspólnotowej, są zobowiązane do rejestracji VAT, jeśli nie korzystają z systemu VAT One-Stop Shop (OSS) do rozliczania podatku.

Jakie korzyści płyną z wyboru duńskiego przedstawiciela VAT?

Bezpośrednia rejestracja do VAT w Danii przez firmy spoza Europy jest niemożliwa. W takiej sytuacji konieczne jest skorzystanie z usług duńskiego przedstawiciela VAT. Taka reprezentacja podatkowa pozwala zagranicznym przedsiębiorstwom na wejście na duński rynek bez konieczności ponoszenia wydatków związanych z zakładaniem działalności, co wiązałoby się z tworzeniem struktury korporacyjnej oraz zarządzaniem odrębnymi procedurami księgowymi.

Zazwyczaj lokalna firma pełni rolę przedstawiciela, działając w Twoim imieniu w kontaktach z lokalnymi organami VAT. Odpowiada on za zapewnienie zgodności z wszelkimi obowiązkami związanymi z podatkiem VAT, w tym także z tymi, o których mogłeś nie być świadomy. W związku z tym przedstawiciel może poprosić o depozyt (na przykład gwarancję bankową) przed podjęciem decyzji o reprezentowaniu Cię.

Zdalne zarządzanie całym procesem odbywa się z zagranicy przy wsparciu przedstawiciela podatkowego, który zajmuje się wszystkimi obowiązkami związanymi z podatkiem VAT, jakie nakładają duńskie organy podatkowe. W zakres jego działań wchodzi między innymi uzyskanie numeru VAT oraz składanie okresowych deklaracji i dokonywanie płatności VAT.

Europejskie spółki nie są zobowiązane do wyznaczania duńskiego przedstawiciela ds. podatku VAT. Mimo to mogą zdecydować się na zatrudnienie agenta, który w ich imieniu zajmie się wszelkimi formalnościami podatkowymi z lokalnymi organami. Taki krok upraszcza ich interakcje z administracją. W takich przypadkach nie jest konieczne przedstawianie gwarancji bankowej. Warto jednak pamiętać, że firma nadal ponosi pełną odpowiedzialność za regulowanie swoich zobowiązań z tytułu podatku VAT.

Reprezentacja podatkowa, oprócz spełniania wymogów prawnych, oferuje prostsze i bardziej opłacalne rozwiązanie niż zakładanie oddziału lub spółki zależnej.

Ustanawianie przedstawiciela podatkowego w Danii

W przypadku zagranicznej firmy prowadzącej transakcje w Danii, które podlegają opodatkowaniu duńskim podatkiem VAT, może pojawić się konieczność wyznaczenia przedstawiciela podatkowego mającego siedzibę w Danii.

Obowiązek wyznaczenia duńskiego przedstawiciela VAT dotyczy wszystkich firm spoza Unii Europejskiej, które prowadzą transakcje podlegające opodatkowaniu w Danii. Wymóg ten obejmuje m.in.:

• zakupy towarów dostarczanych w Danii z krajów członkowskich UE,
• eksport towarów z Danii do państw nienależących do UE,
• import towarów z krajów spoza UE do Danii,
• dostawy towarów między przedsiębiorstwami (B2B) z Danii do krajów członkowskich UE,
• oraz dostawy towarów i usług od przedsiębiorstw do konsumentów (B2C) w Danii, w tym transakcje realizowane przez platformy handlowe.
  
  

Zlokalizowany w Danii przedstawiciel podatkowy zajmuje się obowiązkami firmy dotyczącymi podatku VAT w jej imieniu, współpracując z duńskimi organami podatkowymi. Do jego zadań należy składanie deklaracji VAT, przekazywanie płatności związanych z VAT, ubieganie się o zwroty podatku VAT oraz przeprowadzanie audytów podatkowych.

Firmy spoza Europy, które nie wyznaczyły przedstawiciela VAT z siedzibą w Danii, napotykają trudności w nawiązywaniu współpracy z europejskimi partnerami, takimi jak dostawcy, klienci oraz platformy handlowe, które postrzegają tę sytuację jako zbyt ryzykowną dla swojej działalności.

Brak wyznaczenia przedstawicielstwa VAT w Danii wiąże się z surowymi sankcjami nakładanymi przez duński organ podatkowy, co skutkuje również brakiem możliwości ubiegania się o zwrot podatku VAT przez firmy.

Jakie typy spółek muszą zarejestrować przedstawicielstwo podatkowe w Danii?

Kluczowe jest, aby każda firma prowadząca działalność w Danii dokonała analizy swoich zobowiązań dotyczących zgodności i, w razie potrzeby, zarejestrowała się przed przystąpieniem do jakichkolwiek transakcji podlegających opodatkowaniu.

Zarejestrowanie się jako podatnik VAT w Danii jest obowiązkowe dla każdej firmy, która przeprowadza transakcje podlegające opodatkowaniu w kraju. Konieczne jest zgłaszanie tych transakcji oraz odprowadzanie podatku VAT. Przedsiębiorstwa z Unii Europejskiej mogą samodzielnie zarządzać tymi procedurami lub skorzystać z usług agenta podatkowego. W przypadku firm spoza Unii Europejskiej konieczne jest jednak korzystanie z pomocy przedstawiciela podatkowego, aby zrealizować wymagane obowiązki administracyjne.

Przedstawiciel podatkowy w Danii jest obowiązkowy dla firm spoza UE. Odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe spoczywa wspólnie na przedstawicielu i niebędącej rezydentem firmie. W związku z tym klient może być zobowiązany do dostarczenia gwarancji bankowej lub depozytu zabezpieczającego dla przedstawiciela.

Firmy z siedzibą w UE oraz w Norwegii, Grenlandii, na Wyspach Owczych i Islandii mają prawo do bezpośredniej rejestracji w lokalnych organach VAT. Choć nie są zobowiązane do wyznaczania duńskiego przedstawiciela podatkowego, firmy niebędące rezydentami mogą zdecydować się na powierzenie lokalnemu przedstawicielowi skomplikowanych i czasochłonnych obowiązków związanych z podatkiem VAT.

Oferujemy możliwość uzyskania adresu dla firmy w naszej lokalizacji, a także zajmiemy się wszystkimi formalnościami w języku duńskim oraz zarządzaniem komunikacją z lokalnymi władzami. Warto podkreślić, że koszt tej usługi jest niższy dla firm z siedzibą w UE, ponieważ nie będą one ponosiły wspólnej odpowiedzialności.

Zalety posiadania duńskiej reprezentacji podatkowej

W Danii reprezentacja podatkowa zapewnia szerszy zakres korzyści niż sama rejestracja zagranicznych dostawców. Kluczowymi elementami są w szczególności ograniczenie obciążeń związanych z obsługą podatku VAT przy imporcie oraz obniżenie kosztów administracyjnych dla zagranicznych dostawców.

Do najważniejszych korzyści wynikających z działalności przedstawicielstwa podatkowego należy możliwość obniżenia kosztów oraz przyspieszenia dostaw do europejskich klientów. Działa ono w imieniu zagranicznych dostawców, co wiąże się z przejęciem przez przedstawiciela pełnej oraz częściowej odpowiedzialności za podatek VAT. Ponadto, przedstawicielstwo to zmniejsza obciążenia związane z obsługą VAT w trakcie importu.

Duński przedstawiciel podatkowy pełni rolę pełnomocnika zagranicznych dostawców, zapewniając ochronę ich praw oraz obowiązków. Ponadto, na jego barkach spoczywa odpowiedzialność za częściowe rozliczenie podatku VAT, który dotyczy przepływu towarów. Współpraca z przedstawicielem VAT może prowadzić do obniżenia kosztów oraz szybszych dostaw do klientów w Europie, a także oferuje wiele dodatkowych korzyści.

Jako zagraniczna firma masz możliwość skorzystania z mechanizmu odwrotnego obciążenia przy imporcie, wyznaczając przedstawiciela podatkowego w Danii. Jednak zagraniczna spółka pozostaje odpowiedzialna za swoje obowiązki podatkowe. Powierzając te zadania przedstawicielowi podatkowemu, możesz pociągnąć go do odpowiedzialności za ich wypełnienie w Twoim imieniu.